Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah menyelenggarakan Bimbingan Teknis Aplikasi Sistem Informasi Arsip Statis atau SiArtis, Senin, 20 Juli 2026, di Front One HK Resort, Jalan Kesambi Nomor 7, Lempongsari, Kecamatan Gajahmungkur, Kota Semarang.
SEMARANG – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah menyelenggarakan Bimbingan Teknis Aplikasi Sistem Informasi Arsip Statis atau SiArtis, Senin, 20 Juli 2026, di Front One HK Resort, Jalan Kesambi Nomor 7, Lempongsari, Kecamatan Gajahmungkur, Kota Semarang.
Kegiatan tersebut diikuti oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan serta perwakilan Lembaga Kearsipan Daerah kabupaten/kota se-Jawa Tengah. Setiap daerah turut menghadirkan arsiparis atau pengelola arsip dan administrator Sistem Informasi Kearsipan Nasional serta Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau SIKN/JIKN. Pelaksanaan bimbingan teknis menjadi bagian dari upaya Pemerintah Provinsi Jawa Tengah dalam memperkuat penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik sekaligus menyamakan pemahaman mengenai pengelolaan, penyajian, dan pemanfaatan arsip statis secara digital.
Menghimpun Khazanah Arsip Statis Jawa Tengah
SiArtis merupakan sistem informasi yang dikembangkan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah untuk mendukung pengelolaan, pendataan, penelusuran, dan pelayanan arsip statis. Melalui sistem tersebut, informasi arsip dari lembaga kearsipan kabupaten/kota dapat dihimpun dalam struktur data yang lebih seragam. Pengembangan SiArtis diharapkan mampu membangun satu ekosistem informasi mengenai khazanah arsip statis Jawa Tengah yang tersebar di berbagai daerah. Pada kegiatan bimbingan teknis, peserta mengikuti pemaparan dan simulasi penerapan aplikasi dengan membawa daftar arsip statis serta inventaris arsip dari daerah masing-masing. Simulasi ini memberikan kesempatan kepada arsiparis untuk mempraktikkan proses input, penataan struktur informasi, pemeriksaan kelengkapan metadata, dan penyajian informasi arsip.
SiArtis Membantu Deskripsi dan Pemetaan Metadata Arsip
Salah satu keistimewaan SiArtis adalah kemampuannya membantu arsiparis melaksanakan deskripsi arsip dan memetakan metadata secara terstruktur. Apabila dalam perpustakaan dikenal standar katalogisasi seperti AACR2, dalam bidang kearsipan dikenal standar deskripsi arsip atau archival description. Salah satu rujukan internasionalnya adalah ISAD(G), yaitu standar umum deskripsi arsip yang mengatur pencatatan identitas, konteks penciptaan, isi, struktur, kondisi akses, dan hubungan antarsatuan arsip. Deskripsi arsip berbeda dengan katalogisasi buku. Sebuah buku umumnya dideskripsikan sebagai satu objek publikasi, sedangkan arsip harus tetap memperlihatkan asal-usul dan hubungan hierarkisnya. Karena itu, arsip dapat dideskripsikan mulai dari tingkat fonds atau khazanah, seri, subseri, berkas, sampai dengan item.
Dalam penyelenggaraan SIKN di Indonesia, struktur datanya mengacu pada standar elemen data arsip dinamis dan statis sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 21 Tahun 2011. SiArtis menyediakan struktur isian yang membantu arsiparis menempatkan informasi pada elemen metadata yang sesuai, antara lain kode referensi, judul arsip, pencipta arsip, kurun waktu, tingkat deskripsi, jumlah dan media, ruang lingkup isi, sistem penataan, kondisi akses, serta lokasi penyimpanan. Dengan demikian, ketika arsiparis memasukkan data, informasi tidak hanya tersimpan sebagai uraian biasa. Data secara bertahap dibentuk menjadi metadata yang memiliki hubungan dan struktur jelas antara pencipta arsip, khazanah, seri, berkas, dan item.
Fitur tersebut dapat mengurangi ketidakkonsistenan penulisan, kekurangan elemen data, serta penginputan berulang. SiArtis sekaligus menjadi instrumen standardisasi awal sebelum data disiapkan untuk masuk ke SIKN dan dipublikasikan melalui JIKN. Namun demikian, proses otomatisasi tetap memerlukan validasi arsiparis. Sistem membantu memetakan struktur metadata, sedangkan ketepatan konteks penciptaan, penentuan tingkat deskripsi, isi informasi, keterkaitan arsip, dan hak akses tetap menjadi tanggung jawab profesional arsiparis.
Mendukung Integrasi dengan SIKN dan JIKN
Pengembangan SiArtis memiliki posisi strategis dalam mendukung keterhubungan informasi kearsipan kabupaten/kota dengan SIKN dan JIKN yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. SIKN merupakan aplikasi yang digunakan simpul jaringan untuk menghimpun dan mengelola data serta informasi kearsipan. Sementara itu, JIKN menjadi antarmuka layanan publik untuk menelusuri informasi arsip yang sebelumnya telah dihimpun dan dikelola melalui SIKN.
Melalui metadata yang telah tersusun di SiArtis, proses pemindahan, pemetaan, atau pengisian data ke dalam SIKN dapat dilakukan dengan lebih mudah dan terarah. Struktur informasi yang seragam juga menjadi prasyarat penting bagi interoperabilitas antarsistem. JIKN berfungsi menghimpun dan menyediakan akses terhadap informasi arsip secara nasional. Sistem tersebut membantu menyatukan secara virtual khazanah arsip yang secara fisik tersimpan di berbagai lembaga dan wilayah. Dengan integrasi tersebut, arsip statis kabupaten/kota se-Jawa Tengah tidak hanya tersimpan dan dimanfaatkan di daerah masing-masing, tetapi berpeluang menjadi bagian dari memori kolektif bangsa yang dapat ditelusuri melalui jaringan informasi kearsipan nasional.
Mendorong Otomasi Pengelolaan Kearsipan
Pengembangan sistem kearsipan digital Jawa Tengah juga diarahkan untuk membantu pemetaan proses pengelolaan arsip secara menyeluruh, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, penilaian, pemindahan, penyerahan arsip statis, hingga pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan. Otomasi sistem dapat menghasilkan data yang lebih tertib, terdokumentasi, dan mudah ditelusuri. Ketersediaan data tersebut dapat digunakan sebagai bahan pemantauan, penilaian, serta evaluasi internal penyelenggaraan kearsipan pada organisasi perangkat daerah kabupaten/kota.
Melalui data yang terstruktur, kondisi pengelolaan arsip pada setiap perangkat daerah dapat dipetakan, termasuk kelengkapan instrumen kearsipan, pelaksanaan penyusutan, ketersediaan sumber daya manusia, sarana penyimpanan, dan tingkat kepatuhan terhadap ketentuan kearsipan. Sistem informasi tidak menggantikan penilaian profesional arsiparis, tetapi menyediakan data dukung yang lebih akurat agar proses pembinaan dan pengawasan dapat dilakukan secara objektif, terukur, serta berkelanjutan.
Memperkuat Kebersamaan Kabupaten/Kota
Pertemuan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten/kota se-Jawa Tengah juga menjadi ruang untuk memperkuat komunikasi, kebersamaan, dan kekompakan antardaerah.
Dalam sambutannya, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Rahmah Nur Hayati, memberikan gambaran mengenai perkembangan kinerja urusan kearsipan dan perpustakaan di seluruh kabupaten/kota se-Jawa Tengah. Pemaparan tersebut mencakup data dan capaian masing-masing daerah, antara lain nilai hasil pengawasan kearsipan, Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat atau IPLM, serta Tingkat Kegemaran Membaca atau TGM. Data tersebut tidak hanya ditampilkan sebagai angka penilaian, tetapi menjadi bahan refleksi bersama untuk melihat posisi, kekuatan, kesenjangan, dan ruang perbaikan setiap kabupaten/kota. Melalui gambaran tersebut, seluruh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten/kota didorong untuk tidak berjalan sendiri-sendiri. Daerah yang telah memperoleh hasil baik diharapkan dapat membagikan pengalaman dan praktik baik, sedangkan daerah yang masih memerlukan penguatan didorong untuk memperbaiki program, tata kelola, kualitas layanan, dan kesinambungan pelaksanaannya. Rahmah Nur Hayati memberikan semangat agar seluruh jajaran kearsipan dan perpustakaan di Jawa Tengah bergerak bersama, saling mendukung, dan memperkuat kolaborasi. Kemajuan suatu daerah diharapkan dapat menjadi pendorong bagi daerah lainnya sehingga peningkatan kinerja berlangsung lebih merata di seluruh Jawa Tengah.
Semangat kebersamaan tersebut diarahkan pada beberapa sasaran strategis, yakni meningkatnya tertib pengelolaan arsip, membaiknya hasil pengawasan kearsipan, bertambahnya akses masyarakat terhadap bahan bacaan, meningkatnya kualitas layanan perpustakaan, serta tumbuhnya budaya membaca dan literasi masyarakat.
Sinergi tidak hanya diarahkan pada pengembangan kearsipan, tetapi juga pada peningkatan kualitas pembangunan perpustakaan dan literasi masyarakat. Kabupaten/kota didorong untuk saling berbagi pengalaman, inovasi, dan praktik baik dalam meningkatkan Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat, Tingkat Kegemaran Membaca, kualitas layanan perpustakaan, serta hasil pengawasan kearsipan.
Kebersamaan antara pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota menjadi modal penting agar peningkatan kinerja tidak berjalan sendiri-sendiri. Permasalahan dan tantangan di setiap daerah dapat dibahas bersama, sementara inovasi yang telah berhasil dapat direplikasi dan dikembangkan di daerah lain.
Melalui Bimbingan Teknis SiArtis, seluruh peserta diharapkan memiliki pemahaman yang lebih seragam mengenai pengelolaan arsip statis, deskripsi arsip, penyusunan metadata, dan persiapan integrasi dengan SIKN/JIKN.
SiArtis diharapkan tidak hanya menjadi aplikasi penyimpanan data, tetapi berkembang sebagai instrumen standardisasi, pemetaan, dan integrasi informasi kearsipan kabupaten/kota se-Jawa Tengah. Dengan dukungan sistem yang terstruktur serta kompetensi arsiparis yang terus ditingkatkan, arsip dapat dikelola sebagai sumber informasi, alat bukti akuntabilitas, bahan penelitian, dan memori kolektif yang mudah diakses oleh masyarakat.
Kegiatan ini tidak hanya menjadi kegiatan pengenalan aplikasi, tetapi juga momentum untuk menyatukan arah pembangunan kearsipan dan perpustakaan se-Jawa Tengah. Dengan semangat yang disampaikan Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, seluruh kabupaten/kota diharapkan terus bergerak bersama dalam meningkatkan hasil pengawasan kearsipan, IPLM, dan TGM. Kebersamaan, keterbukaan data, pertukaran praktik baik, dan pemanfaatan teknologi menjadi fondasi penting untuk menghadirkan layanan kearsipan dan perpustakaan yang semakin berkualitas.