Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri terus mengembangkan layanan digital yang lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Salah satu pengembangan terbaru adalah SIKAWAN (Sistem Analitik Kebutuhan Warga)
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri terus mengembangkan layanan digital yang semakin responsif terhadap kebutuhan masyarakat. Salah satu langkah terbaru adalah pengembangan SIKAWAN (Sistem Analitik Kebutuhan Warga), sebuah inovasi yang memanfaatkan pola pencarian masyarakat pada website DISARPUS sebagai sumber data untuk membaca kebutuhan informasi, kesenjangan layanan, serta prioritas pengembangan konten.
Pengembangan SIKAWAN terinspirasi dari arah transformasi pelayanan publik yang terus didorong oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Rini Widyantini, yang menekankan pentingnya pelayanan publik berbasis kebutuhan manusia, pengalaman masyarakat sebagai pengguna layanan, serta pendekatan human-centric. Kementerian PANRB pada Juni 2026 juga menegaskan bahwa transformasi pelayanan publik perlu mengambil perspektif masyarakat atau user experience agar pemerintah semakin dekat dengan kebutuhan nyata warga.
Kementerian PANRB bahkan tengah menyiapkan instrumen kinerja pelayanan publik berbasis kebutuhan masyarakat, dengan penekanan bahwa kinerja layanan tidak cukup hanya dilihat dari tata kelola internal, tetapi juga dari pengalaman masyarakat sebagai pengguna layanan.
Semangat tersebut kemudian diterjemahkan DISARPUS Wonogiri ke dalam konteks layanan kearsipan, perpustakaan, literasi, dan informasi digital.
Melalui SIKAWAN, fitur pencarian pada website tidak lagi hanya berfungsi untuk menemukan informasi. Data pencarian masyarakat diolah secara anonim untuk melihat apa yang paling banyak dicari, kata kunci yang belum memperoleh hasil, jenis kebutuhan yang dominan, serta area informasi yang masih perlu diperkuat.
Dashboard SIKAWAN mampu menampilkan sejumlah indikator, antara lain jumlah pencarian, kata kunci unik, rata-rata hasil pencarian, tren pencarian harian, pencarian tanpa hasil, kelompok kebutuhan masyarakat, hingga prioritas pengembangan konten dan layanan.
Dengan demikian, aktivitas pencarian yang sebelumnya hanya menjadi bagian teknis website dapat berkembang menjadi salah satu sumber informasi bagi pengambilan keputusan.
Sebagai contoh, apabila masyarakat beberapa kali mencari informasi mengenai sejarah Wonogiri atau sejarah suatu kecamatan, tetapi hasil pencarian masih nihil, maka data tersebut dapat dibaca sebagai adanya kesenjangan informasi. Pengelola kemudian dapat menindaklanjutinya melalui penambahan konten pada Wonogiripedia, arsip digital, GeoArsip, maupun kanal informasi lainnya.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri, Mawan Tri Hananto, menjelaskan bahwa pengembangan tersebut berangkat dari pemikiran bahwa website pemerintah seharusnya tidak hanya menjadi sarana penyampaian informasi.
“Kami terinspirasi dari arah transformasi pelayanan publik yang disampaikan Ibu Menteri PANRB, bahwa layanan harus semakin melihat kebutuhan masyarakat dari sudut pandang pengguna. Karena itu, website tidak kami posisikan hanya sebagai tempat pemerintah menyampaikan informasi, tetapi juga sebagai sarana untuk membaca apa yang sedang dicari dan dibutuhkan masyarakat.”
Menurutnya, data tersebut tidak dimaksudkan untuk menggantikan instrumen pelayanan publik yang sudah ada, tetapi justru melengkapinya.
Survei Kepuasan Masyarakat dapat memberikan gambaran mengenai bagaimana masyarakat menilai layanan, sementara kanal pengaduan memberikan informasi mengenai persoalan atau keluhan yang disampaikan secara langsung. SIKAWAN melengkapinya dengan membaca apa yang sedang dicari dan dibutuhkan masyarakat melalui layanan digital.
Dengan pendekatan tersebut, DISARPUS mempunyai tiga sumber informasi yang saling melengkapi: persepsi, pengaduan, dan kebutuhan masyarakat.
Konsep ini juga sejalan dengan arah pemerintah digital yang menurut Menteri PANRB bukan sekadar modernisasi teknologi, tetapi transformasi pengalaman pelayanan publik agar negara hadir dengan cara yang lebih sederhana, cepat, dan terpercaya.
Selain sebagai alat pemetaan kebutuhan warga, SIKAWAN juga dapat dimanfaatkan untuk mengevaluasi kualitas informasi website. Jika suatu informasi sebenarnya telah tersedia tetapi masyarakat tetap berulang kali mencarinya, hal tersebut dapat menunjukkan bahwa informasi masih sulit ditemukan, penamaan menu kurang jelas, atau navigasi website perlu diperbaiki.
Sebaliknya, jika suatu kata kunci banyak dicari namun sama sekali belum memiliki hasil, data tersebut dapat menjadi indikasi adanya content gap atau kebutuhan informasi baru.
Dalam jangka lebih luas, hasil analitik tersebut dapat dimanfaatkan sebagai bahan pengembangan koleksi, pengayaan konten sejarah lokal, penyusunan FAQ, perbaikan layanan, evaluasi navigasi website, hingga evidence dalam penyusunan program dan perencanaan.
DISARPUS Wonogiri juga menerapkan penyaringan terhadap aktivitas bot dan pemindaian otomatis agar data pada dashboard lebih merepresentasikan kebutuhan pengguna yang relevan. Aktivitas pencarian yang mengandung pola scanner, probing, maupun request tidak wajar tidak dimasukkan ke dalam analitik kebutuhan warga.
Ke depan, SIKAWAN direncanakan terus dikembangkan menjadi sistem yang tidak hanya membaca kebutuhan, tetapi juga mencatat tindak lanjut dan mengukur dampak intervensi. Setiap kebutuhan prioritas dapat diarahkan pada status belum ditindaklanjuti, dalam proses, atau selesai, kemudian dibandingkan kondisi sebelum dan sesudah perbaikan.
Dengan mekanisme tersebut, sistem dapat membentuk satu siklus:
Masyarakat mencari → sistem membaca kebutuhan → ditemukan kesenjangan → dilakukan intervensi → dampaknya diukur kembali.
Pendekatan semacam ini diharapkan dapat memperkuat layanan publik yang lebih responsif, berbasis data, dan semakin dekat dengan kebutuhan masyarakat.
“Website pemerintah tidak cukup hanya menjadi tempat pemerintah berbicara. Website juga harus mampu menjadi alat bagi pemerintah untuk mendengar.”
Melalui SIKAWAN, DISARPUS Wonogiri berupaya menerjemahkan semangat pelayanan publik berbasis kebutuhan masyarakat ke dalam langkah sederhana namun konkret: dari pencarian menjadi pemahaman, dan dari kebutuhan menjadi perbaikan layanan.
