Home Profil Tugas dan Fungsi Dinas

Tugas dan Fungsi Dinas

8 min read

TUGAS DAN FUNGSI DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN WONOGIRI

Berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 67 Tahun 2023 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Wonogiri, yaitu:

Dinas mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah. Pengelompokan tugas dan fungsi Kelompok Jabatan Fungsional pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, terdiri atas:
a. Sekretariat, terdiri atas Kelompok Unsur Perencanaan;
b. Bidang Kearsipan, terdiri atas:
1. Kelompok Unsur Pengelolaan Arsip; dan
2. Kelompok Unsur Perlindungan dan Penyelamatan Arsip.
c. Bidang Perpustakaan, terdiri atas:
1. Kelompok Unsur Pelayanan dan Pelestarian Bahan; dan
2. Kelompok Unsur Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca.

URAIAN TUGAS DAN FUNGSI UNIT ORGANISASI PADA DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN

JABATAN/UNIT ORGANISASI

TUGAS

FUNGSI/URAIAN TUGAS

Kepala Dinas

Membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang kearsipan dan perpustakaan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada Daerah.

a. perumusan kebijakan bidang kearsipan dan perpustakaan;

b. pelaksanaan kebijakan bidang kearsipan dan perpustakaan;

c. pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang kearsipan dan perpustakaan;

d. pelaksanaan administrasi Dinas bidang kearsipan dan perpustakaan; dan

e. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati terkait dengan tugas dan fungsinya.

Sekretariat

Memberikan pelayanan teknis dan administartif serta koordinasi pelaksanaan tugas di lingkungan Dinas.

a. Kelompok Unsur Perencanaan, meliputi: pengoordinasian dan penyusunan program, anggaran, dan evaluasi kinerja di lingkungan Dinas, meliputi perencanaan, penganggaran, dan evaluasi kinerja Perangkat Daerah (meliputi: penyusunan dokumen perencanaan; koordinasi dan penyusunan dokumen RKA-SKPD dan perubahan; koordinasi dan penyusunan DPA- SKPD dan perubahan; koordinasi dan penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi kinerja SKPD; evaluasi kinerja

Perangkat Daerah); pengelolaan data dan informasi; serta kegiatan lain sesuai bidang tugas;

b. pelaksanaan hubungan masyarakat dan keprotokolan di lingkungan Dinas;

c. pengelolaan perlengkapan, administrasi umum, rumah tangga, aset dan jasa penunjang di lingkungan Dinas;

d. pengelolaan urusan organisasi dan tata laksana di lingkungan;

e. pengelolaan urusan ASN di lingkungan Dinas; dan

f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan berkaitan dengan tugasnya.

2.1

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Melaksanakan penyiapan bahan penyusunan program kerja, bahan perumusan kebijakan teknis operasional, bahan pelaksanaan kebijakan, bahan pengoordinasian administratif, pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan Daerah, serta bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian.

a. penyiapan bahan penyusunan rencana program dan anggaran di bidang umum dan kepegawaian;

b. pengoordinasian penyusunan produk hukum Daerah di lingkungan Dinas;

c. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang umum dan kepegawaian;

d. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang umum dan kepegawaian;

e. penyiapan bahan pengoordinasian administratif di bidang umum dan kepegawaian;

f. pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang umum dan kepegawaian meliputi : administrasi barang milik Daerah; administrasi kepegawaian; administrasi umum; pengadaan

dan pemeliharaan barang milik Daerah penunjang urusan pemerintah Daerah; pengelolaan protokol; laporan pelaksanaan reformasi birokrasi; pelayanan publik dan hubungan masyarakat; organisasi dan tata laksana Perangkat Daerah; serta kegiatan lain sesuai bidang tugasnya.

g. penyiapan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian; dan

h. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan dengan bidang tugasnya.

2.2

Sub Bagian Keuangan

Melaksanakan penyiapan bahan penyusunan program kerja, bahan perumusan kebijakan teknis operasional, bahan pelaksanaan kebijakan, bahan pengoordinasian administratif, pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan daerah, serta bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang keuangan.

a. penyiapan bahan penyusunan rencana program dan anggaran di bidang keuangan;

b. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang keuangan;

c. penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang keuangan

d. penyiapan bahan pengoordinasian administratif di bidang keuangan;

e. pelayanan administratif dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang keuangan meliputi : administrasi keuangan Perangkat Daerah (meliputi: penyediaan gaji dan tunjangan asn; penyediaan administrasi pelaksanaan tugas ASN; pelaksanaan penatausahaan dan pengujian/verifikasi keuangan SKPD; koordinasi dan pelaksanaan akuntansi SKPD; pengelolaan dan penyiapan bahan tanggapan

pemeriksaan; koordinasi dan penyusunan laporan keuangan bulanan/triwulanan/ semesteran SKPD/ laporan keuangan akhir tahun SKPD; penyusunan pelaporan dan analisis prognosis realisasi anggaran); administrasi pendapatan Daerah kewenangan Perangkat Daerah; koordinasi penyusunan laporan SPIP serta kegiatan lain sesuai bidang tugasnya;

f. penyiapan bahan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang keuangan; dan

g. pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan yang berkaitan dengan bidang tugasnya.

Bidang Kearsipan

Melaksanakan penyiapan bahan program kerja, penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional, pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian pelaksanaan tugas, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip.

a. penyusunan bahan program kerja di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip;
b. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip;
c. pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip, meliputi :
1) Kelompok Unsur Pengelolaan Arsip : pengelolaan perpustakaan tingkat Kabupaten (meliputi : penciptaan dan penggunaan arsip dinamis; pemeliharaan dan penyusutan arsip dinamis; pengawasan arsip dinamis kewenangan Kabupaten).

pengelolaan arsip statis Kabupaten (meliputi pengumpulan dan penyampaian salinan otentik naskah asli arsip terjaga kepada ANRI; akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis).

pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan nasional tingkat Kabupaten (meliputi : penyediaan informasi, akses dan layanan kearsipan tingkat Kabupaten melalui JIKN;
pemberdayaan kapasitas unit kearsipan dan lembaga kearsipan Kabupaten).
pengawasan kearsipan di Kabupaten (meliputi : pengawasan kearsipan terhadap perangkat daerah Kabupaten; Pengawasan kearsipan terhadap badan usaha milik di Kabupaten).
pelayanan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup di Kabupaten (meliputi : penyusunan dan penetapan SOP penggunaan arsip yang bersifat tertutup; penyediaan daftar dan penetapan izin penggunaan arsip yang bersifat tertutup

2) Kelompok Unsur Perlindungan dan Penyelamatan Arsip :

pemusnahan arsip dilingkungan Pemerintah Kabupaten yang memiliki retensi di bawah
10 (sepuluh) tahun (meliputi : penilaian, penetapan dan pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun; pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun;).

perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang berskala Kabupaten (meliputi : evakuasi dan identifikasi arsip akibat bencana; pemulihan dan penyimpanan arsip akibat bencana). penyelamatan arsip Perangkat Daerah Kabupaten yang digabung dan/atau dibubarkan, dan pemekaran Daerah kecamatan dan desa/kelurahan (meliputi : pendataan, penyusunan daftar dan penilaian penyerahan atau pemusnahan arsip penggabungan Perangkat Daerah Kabupaten; pendataan, daftar dan penilaian serta penyerahan atau pemusnahan arsip bagi pembubaran Perangkat Daerah Kabupaten arsip bagi kecamatan; penyelamatan arsip bagi desa/kelurahan).
autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media kabupaten (meliputi : penilaian dan penetapan autentisitas arsip statis sesuai persyaratan penjaminan keabsahan arsip; penilaian dan penetapan hasil alih media sesuai persyaratan penjaminan keabsahan arsip).
pencarian arsip statis kabupaten yang dinyatakan hilang (meliputi : penilaian dan penetapan autentisitas arsip statis yang dinyatakan hilang; evaluasi dan penetapan hasil alih media yang dinyatakan hilang; penetapan dan pengumuman daftar pencarian arsip (DPA)).

d. pengoordinasian pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip;
e. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pengelolaan arsip, perlindungan dan penyelamatan arsip; dan
f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh
pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya

Bidang Perpustakaan

Melaksanakan penyiapan bahan program kerja, penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional, pelaksanaan kebijakan, Pengoordinasian pelaksanaan tugas, pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca.

a. penyusunan bahan program kerja di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca;

b. penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca;

c. pelaksanaan kebijakan di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca, meliputi:

1) Kelompok Unsur Pelayanan dan Pelestarian Bahan :

pengelolaan perpustakaan tingkat Kabupaten (meliputi : pengembangan dan pemeliharaan layanan perpustakaan elektronik;

pengembangan perpustakaan di tingkat Kabupaten; pengembangan kekhasan koleksi perpustakaan tingkat Kabupaten; pembinaan perpustakaan pada satuan pendidikan dasar di seluruh wilayah kabupaten sesuai dengan standar nasional perpustakaan; pembinaan perpustakaan khusus tingkat Kabupaten; peningkatan kapasitas tenaga perpustakaan dan pustakawan tingkat Kabupaten; pengembangan layanan perpustakaan rujukan tingkat Kabupaten; pengembangan bahan pustaka; pengelolaan dan pengembangan bahan pustaka; penyusunan data dan informasi perpustakaan, tenaga perpustakaan dan pustakawan tingkat Kabupaten).

2) Kelompok Unsur Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Gemar Membaca :

pembudayaan gemar membaca tingkat daerah Kabupaten (meliputi : sosialisasi budaya baca dan literasi pada satuan pendidikan dasar dan pendidikan khusus serta masyarakat; pembangunan dan pemeliharaan sarana perpustakaan di tempat-tempat umum yang menjadi kewenangan Kabupaten; pemberian penghargaan gerakan budaya gemar membaca; pengembangan literasi berbasis inklusi sosial; pemilihan duta baca tingkat Kabuapten

pelestarian naskah kuno milik Kabupaten (meliputi : peningkatan peran serta masyarakat dalam penyimpanan, perawatan, pelestarian, dan pendaftaran naskah kuno; pengembangan, pengolahan dan pengalihmediaan naskah kuno yang dimiliki oleh masyarakat untuk dilestarikan dan didayagunakan).
pengembangan koleksi budaya etnis nusantara yang ditemukan oleh pemerintah Kabupaten (meliputi : seleksi dan pengadaan koleksi budaya etnis nusantara; pengolahan dan penyiangan koleksi budaya etnis nusantara).

d. pengoordinasian pelaksanaan tugas di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca;

e. pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pelayanan dan pelestarian bahan, pengembangan perpustakaan dan pembudayaan gemar membaca; dan

f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya.